ERP Proje Çalışmalarında Başarısızlık Nedenleri ve Çözüm Önerileri

ERP Proje Çalışmalarında Başarısızlık Nedenleri;

1-Yönetimden Kaynaklanan Problemler:

a-Projenin üst yönetim tarafından yeterince sahiplenilmemesi.
b-Mevcut bir sistemden yeni sisteme geçişte kullanılacak verilerin temizlenmesinde problemler çıkması.
c-Şirketlerin ERP projesinde uygulanacak kapsamı tanımlamakta güçlük çekmeleri, gereksiz yere tüm teknolojiye sahip olabilmek adına kapsamı gereğinden fazla geniş tutma çabasında olmaları.
d-Proje ekibine karar verme yetkisine sahip ve şirketini iyi tanıyan vizyoner personellerin atanmamış olması.
e-İş süreçlerinin belirli standartlara oturmamış olması, kişilere ve özel durumlara sürekli olarak değişkenlik göstermesidir.
f-Yönetimin ERP yazılımı ve ERP paketini uygulayan danışmanlık şirketi seçiminde çoğu zaman maliyetin ön planda tutulması sebebi ile gerçek ihtiyaçları tam olarak karşılayacak seçimlerin yapılmaması.
g-Doğru öngörü eksikliğinden ve analiz yetersizliğinden dolayı proje tasarımı yapılırken ihtiyaç duyulmayan ya da kullanılmayacak birçok raporun istenmesi, projenin karmaşıklaşmasına ve çok yüksek bütçelere çıkmasına sebep olmaktadır.

2-İşletme Proje Ekibinden ve Personelden Kaynaklanan Problemler:
a-Proje ekibinin günlük iş yoğunluğu sebebiyle çalışmalara katılımda sıkıntı yaşaması.
b-Proje ekibinde yapılan sık değişiklikler.
c-Projenin kullanıcılar tarafından yeterince sahiplenilmemesi.
d-Personelin isteksizliği ve eğitim eksikliği.
e-Değişime kapalı ve işini kaybetme korkusu taşıyan çalışanlar.
f-KOBİ’lerde hem uygulamada hem de projenin sürdürülmesi için gereken insan kaynağı bulunmasının zorluğu.
g-ERP kullanıcılarının uygulamayı ikinci bir iş gibi görmeleri.
h-ERP uygulamaları sadece bilgi işlem bölümlerinin sorumluluğu olduğunun düşünülmesiden dolayı diğer departmanların aktif proje dahil olmamaları.
j-Proje organizasyonu sırasında ekibin projeye ayırması gereken zamanların disiplin altına alınarak iyi planlanmaması.

3-Proje Danışmanlarından Kaynaklanan Problemler:

a-Entegrasyonu aşamasında kritik rol oynayan danışmanın görevi sona ermeden önce çalışanlara sistemin mantığı aktarılmalıdır. Burada danışmanın eğitici rolü ön plana çıkmaktadır. Sürekli bir danışmanın varlığını getrektiren projeler işletme için maliyetli olacaktır.
b-ERP sistemini kuracak olan danışmanlık şirketlerinin de yazılım kurulum deneyimi yanı sıra KOBİ’lere süreç ve organizasyon konusunda da yönlendirme yapabilmesi önemlidir.
c-Danışmanlara ERP’den önce süreç ve organizasyon eğitimleri verilmelidir.
d-Danışman şirketin proje yaklaşımı, uygulayacağı metodoloji, danışman kadronun sektörel tecrübeleri projenin başarısında büyük rol oynar.
e-Proje üreticisi firma danışmanlık hizmetini kendi personeli ile veriyorsa tüm bu kriterler onlar içinde geçerlidir.

4-ERP Projesi Yazılımı Üreticisinden Kaynaklanan Problemler:

a-Eğitim ve uygulama desteğinin yetersizliği.
b-İş süreçleri açısından sektörel gereksinimlerin karşılanamaması.
c-ERP Projesinin, uygulamaya alınması sırasında ve uygulamaya alındıktan sonra, gereksinim duyulacak değişimlere karşı çözüm üretmekte yetersiz kalması. Hantal yapıda üretilen yazılımların hızlı değişime ayak uyduramaması.
d-Yöneticilerin bilgiye erişmek için, gereksiz menüler arasında dolaşarak boğulmaları, arayüzlerin yöneticilerin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenememesi.
e-KOBİ’nin isteyeceği her detayı sistemde gerçekleştireceğine dair söz vererek projeye başlanılması ve projenin tamamlanmasının ardından bakımı ve sürdürülebilirliği zor ERP sistemlerinin oluşması.
f-ERP sağlayıcı şirketlerin hitap ettikleri sektörlerin gereksinimlerine yönelik tecrübe eksikliği. ERP Projesinin sektörel gereksinimleri karşılayacak şekilde tasarlanmamış olması.
g-Kullanımı zor, protokolü fazla yazılımların pratik akışı engellemesi.

ERP Projesinde Karşılaşılan Sorunlara Çözüm Önerileri ve Başarıyı Etkileyen Faktörler:

1-ERP Proje Üreticisinin sektörel bazda uzmanlaşmış olması gerekir. Sektörel bazda uzmanlaşan ERP’lerin, diğer ERP’lere göre daha büyük oranda başarılı olduğu gözlenmektedir.
2-Kullanılacak ERP’nin, uygulamaya alınması sırasında ve sonrasında gereksinim duyulacak değişimlere açık olması gerekir.
3-Bilginin yöneticilere daha kolay ve anında ulaştırılabilmesi için gerekli altyapının kurulması gerekmektedir.
4-ERP’yi uygulamaya alacak olan kurumun yetkilileri ile yazılım şirketinin yetkililerinden oluşan, ortak bir proje ekibi kurulmalı ve ortak başarı elde etme hedefi konulmalıdır.
5-Türkiye’de ERP proje satışından sonra uzun süreli danışmanlık hizmetinin verilmesiyle uygulama başarıya ulaşılabilmektedir. Bu nedenle hizmetin sürdürebilirliği ve ekonomik olması önemlidir.
6-Şirketlerin, ERP projelerine başlamadan önce ihtiyaçları bağımsız proje danışmanları ile birlikte analiz edip, bu ihtiyaçları gerekirse yıllara yayılmış bir yol haritasına oturtarak çözümler sunan danışmanlık şirketleri ile çalışmaları projelerin başarısını artıracak ve projelerden önce analiz safhasına yeterince zaman ayırmaları her açıdan beklentileri netleştirecektir.
7-Standardize edilmiş ERP paketlerinin, KOBİ’lerin en temel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde planlanması gerekmektedir.
8-Yerleştirme sırasında bu paketlere tamamı ile sadık kalacak danışmanlık şirketlerinin tercih edilmelidir.
9-İş sonuçları açısından son derece başarılı olmuş şirketlerde elde edinilen süreç deneyimi sektörel bazda paketlenerek benzer uygulamalar yapılabilir.
10-Proje uygulaması sırasında oluşan çelişkileri ortadan kaldıracak kararların hızla alınması gerekmektedir. Bu sorumluluk üst yönetime aittir. Üst yönetim, orta kademe yöneticileri arasında çıkan anlaşmazlıkları ne kadar hızlı ve doğru kararlarla çözebilirse, ERP projelerindeki risk o oranda azalır.
11-KOBİ’lerin ERP seçiminde minimum geliştirme gerektirecek çözümler üzerinde yoğunlaşmaları, benzer projeler yapmış danışmanların önerilerini uygulama konusunda istekli olmaları gerekir.
12-Proje tasarımı yapılırken, kullanıcı ihtiyaçlarının çok iyi kontrol edilmesi ve sisteme aktarılması gerekmektedir.
13-ERP sistemlerindeyse süreçlerin belirlenmiş, organizasyon içindeki rol ve sorumlulukların paylaşılmış olmasının kritik önem taşımaktadır.
14-KOBİ’lere düşen, ERP projesine başlarken değişime açık bir düşünce yapısıyla hareket etmektir. Böylelikle ERP projesindeki süreç ve organizasyonel gelişmelerin de önü açılmış olacaktır.
15-Kurum Analiz sürecinin titizlikle tamamlanmasının seçilen ERP çözümünün başarısını da beraberinde getirmektedir.
16-Bu tür sıkıntıları en az kayıpla atlatmak için seçilen ERP uygulamasının işletmenin kendi süreçlerine uygunluğuna ve kullanım kolaylığına dikkat etmek gerekir.
17-ERP projelerinde üst yönetimin projeyi sahiplenmesi ve karar almada etkin olacak anahtar çalışanların proje içinde yer alması en önemli başarılı faktörlerinden biri olmaktadır.
18-KOBİ’lerde başarıya ulaşan projelerin sayısının artmasıyla kişilerin ERP’ye eğilimlerinin hız kazanacaktır.
19-Kuvvetli bir iş vizyonu ile hedeflenen sonuçların net olarak çizilmelidir , ölçülebilir değerlerin belirlenmesi önemlidir.
20-Proje planlanan fazlar doğrultusunda izlenmeli, raporlanmalı ve çok iyi bir iletişimle yürütülmelidir. Değişen şartlar doğrultusunda hızlı ve doğru kararlar alınmalı, kesin, agresif ama ulaşılabilir bir zaman planı içinde hayata geçirilmelidir.
21-KOBİ projelerinde eski muhasebe sistemi veya küçük çaplı ERP’lerden kalma alışkanlıklar iyi gözlenmeli ve bunun kur ve başla projesi olmadığı, katılım ve disiplin gerektirdiği paylaşılmalıdır.
22-Bütün bu toplanan verilerden anlamlı raporlar üretilebilmesi, ve dolayısıyla da şirketin nereye gittiği hakkında sayısal fikri olması. Bir ERP sisteminin sözü edilen faydaları üretecek şekilde kullanılması kolay değildir. Şirket bu konuda işin çoğunu yapacak tarafın yazılım şirketi değil, kendisi olduğu gerçeğini görmelidir. Bu gerçeği kavrayanlar başarılı olacaktır.