ERP Proje ekibinin Oluşturulması, İşletmenin İhtiyaçlarının Belirlenmesi, Bütçe Oluşturulması, Uygun Projenin Seçimi
ERP projelerinin başarılı olması için öncelikle şirketin ERP Projesinden beklentilerini doğru ve gerçekçi olarak belirlemesi gerekir. Bunun sağlanması için şirket içinde bir çalışma grubunun oluşturulması, bütçenin belirlenmesi ve birlikte çalışılacak iş ortağının doğru seçilmesi önem taşır.
1-Yönetimin Katılımı ve Proje ekibi Oluşturulması Konusunda Titiz Davranılmalıdır
a-Üst yönetimin tam katılımı sağlanmalı ve proje ekibine liderlik yapacak kişi mümkünse bu yönetim içinden belirlenmelidir. Üst yönetim tarafından tam yetki devri yapılmalı ve çalışmalarda destek sağlanmalıdır. Üst yönetimin desteklemediği proje başarılı olamaz.
b-Proje ekibi ve atacağı adımlar belli kriterler doğrultusunda belirlenmelidir.
c-Projenin en önemli kaynağı insandır. Teknolojik imkanlar insan kaynağının her zaman gerisinde kalmıştır. En yüksek teknolojiyi kullansak bile onu iyi şekilde kullanacak personel yoksa proje atıldır.
d-Proje ekibi gerçekten işine hakim, uzman kişilerden oluşmalıdır. Öncelikli olarak iç bünyeden ekip oluşturulmaya çalışılmalı. Gerkirse kritik noktalara personel takviyesi yapılmalıdır.
2-Detaylı Sistem Gereklilikleri Belirlenir
a-Örneğin stokların takibi, stok maliyetinin güncel olarak izlenebilmesi, üretim hattındaki makinalar ile veri entegrasyonu, üretim planlama, garanti takibi, müşteri izleme, dış sıcak satış, insan kaynakları yönetimi, güçlü finansal yönetimi, tedarikçilerin izlenmesi, dağıtım kanallarının takibi ve benzeri konular firmanın ihtiyaçları doğrultusunda belirlenir. Üretimi olmayan bir firma ile üretim yapan firmanın ihtiyaçları arasında büyük farklar vardır.
b-Teknolojik imkanlar doğrultusunda iş yapış biçimlerimizi nasıl kolaylaştırabiliriz, pratik olarak sürdürebiliriz, sürekli yenileştirebiliriz gibi sorulara cevap aramalıyız.
c-İşletmede tıkanan, takibi zor, en çok vakit kaybettiren, performansımızı düşüren iş süreçleri gözden geçirilmelidir. Proje uygulaması ile bu problemleri çözebiliyorsak doğru seçimi yapmış sayılırız.
3-ERP Proje Bütçesi Oluşturulur
Bütçe firmanın büyüklüğü ile doğru orantılı olacaktır. Bir işin doğru biçimde yapılabilmesi için gereken rakamlar bellidir. Doğru fizibilite çalışması ile proje için gereken rakam belirlenebilir. Eşit büyüklükte ki proje üreticilerinin fiyatları kıyaslanmalıdır. Bütçe rakamının büyüklüğü veya küçüklüğü tek başına seçim için belirleyici olmamalıdır.
Genel Olarak ERP Projesi Maliyet Kalemleri
a-Yazılımın lisans maliyeti.(Veri tabanı yazılımı ayrıca ek maliyet getirebilir.)
b-Yazılımı implemente (uyarlayacak) edecek danışmanlık hizmeti maliyeti. (ERP projesi üreticinin kendi personeli tarfından uygulanacaksa bu maliyet projenin lisans rakamı içine dahil olabilir.)
c-Yazılımın çalışacağı alt yapı maliyeti. (Bilgisayar donanımları, mobil cihazlar…)
d-İşletmenin bu proje için çalıştıracağı personel maliyeti.
e-Yapılacak ek geliştirme maliyetleri. (İlk başta iyi projelendirme yapılmadığında büyük olacak maliyettir.)
f-Çeşitli yol ve konaklama masrafları.
g-Yıllık bakım, destek ve lisans güncelleme maliyeti. (Uzun vadeli düşünüldüğünde büyük rakamlar oluşabilir.)
4-İşletme İçin Uygun ERP Projesinin Seçilmesi Süreci
İşletmeye uygun Projenin belirlenmesinden uygulama çalışmasının başlamasına kadar olan sürec firma için büyük önem taşır. Proje ekibi en büyük sınavı bu süreçte verir. Bizce doğru seçim için mutlaka “Bağımsız ERP Proje Danışmanları”ndan yardım alınmalıdır.
a-Her ERP Projesi tüm işletmelere uygun olmamaktadır. KOBİ’lerin gelişmeye ve güncellenmeye açık, kendi ölçeklerine, fiyat, performans, hizmet ve vizyon açısından uygun çözümleri tercih etmeleri gerekmektedir.
b-ERP sağlayıcısının belirlenmesinde kalite anlayışı, süreklilik, iş yapma biçiminin şirkete uyumu, işlevsel olarak eşdeğer görülen sağlayıcılar arasında seçim yaparken ele alınması gereken önemli faktörler arasında yer alır.
c-ERP Projesi için seçilecek yazılımın işletmenin bugünkü ihtiyaçlarını karşılamasının yanında gelecekteki ihtiyaçlarını da karşılayıp karşılamayacağı önemlidir. Çünkü normalde 15-20 yıl hizmet vermesi gereken proje, Türkiye’nin değişken yapısı söz konusu olduğunda hizmet süresi 5 yıla düşebilmektedir, eğer doğru seçim yapılmazsa daha uyarlama süreci bitmeden yeni bir arayış kaçınılmaz olur.
h-Firma belirlenen gereksinimler doğrultusunda seçim kriterlerini oluşturmalıdır. Bu noktada proje ekibine bağımsız satış danışmanı dahil edilebilir. İşletme için yapılan çalışmaları incelenerek projeyi uygulama kapasitesine sahip proje üreticileri belli kriterler doğrultusunda belirlenir. Havuz ne kadar nitelikli belirlenirse çıkacak sonuç o oranda başarılıdır. Alım sürecinde kriterlere uygun ne kadar çok proje değerlendirilirse firmanın yararına olacaktır.
d-Değerlendirmeye alınan projelerin referanslarından en az biri ziyaret edilmelidir. Ziyaret edeceğimiz firmayı seçerken mümkünse firmanın boyutunun ve sektörünün işletmemize yakın olmasına dikkat etmeliyiz.
e-Proje uygulayıcısı firmadan örnek verilerle bir demo hazırlaması talep edilir. Kendi iş akışınızı ve kritik iş süreçlerinizi proje üzerinde görmek, projenin firma yapınıza uygun olup olmadığına karar verme aşamasında size önemli ölçüde yol gösterecektir. Demoda mümkün olacak tüm senaryolar denenmeli ve yazılıma yükleme yapılmalıdır. Yükleme sonucu veri tabanı çözüm kapasitesi ayrıca değerlendirilmelidir.
f-İşletmenin yapısına uygun proje tercih edilmelidir. Birçok ERP projesinin başarısız olmasının sebebi bilgi azlığı değil, aksine projenin işletmenin yapısına uygun olmayan detay fazlalığı sonucunda hantallaşmasıdır.
g-Yazılım şirketleri satış aşamasından itibaren müşterinin ne satın aldığı ve bunun nasıl uyarlanacağı konusunu iyi anlatmalıdır. Çoğu zaman bu konudan doğan iletişim eksikliği daha sonraki süreçte iki taraf içinde sorun oluşturmaktadır. Firma planladığı projeyi gerçekleştiremediğini düşünürken. Satış aşamasında fazla üzerinde durulmayan bazı konular satıcı içinde problem olmaktadır. Mesela işletmede üretim modülünün çalışabilmesi için uzun çalışmalara ihtiyaç vardır. Küçük bütçeli paketler bunu başaramaz; fakat modül olarak varmış gibi gözükebilir. Yıllar sonra firma x yazılımın şu modülü çalışmıyor diyebilir. Aslında onun uygulama hizmetini satın almamıştır. Hangi modüllerin ne kadar sürede ne oranda işlerlik kazanacağı ve bunun maliyeti baştan iyi konuşulup karara bağlanmalıdır.
h-ERP projesinin reklam olarak değil de gerçek anlamda başarı öyküsüne dönüşebilmesi için hem çözüm sağlayıcı şirkete hem de kurumun kendisine önemli roller düşer, çözüm sağlayıcı şirket kanıtlanmış bir proje uygulama metodolojisini kullanmalıdır.
ı-Son olarak tüm bu değerlendirmeler sonucu işletme için en iyi hizmeti sunacağına inanılan çözüm üretici ile iki tarafında çıkarlarını koruyan en iyi sözleşme imzalanmalıdır. Sözleşme imzalanmadan özellikle dikkatle okunmalıdır.
5-ERP Projesinde Beklentileri Karşılayabilmek İçin
a-Yazılım Açısından Önemli Kriterler; yazılımın esnekliği, fonksiyonelliği, denenmiş yani hatalardan arınmış olması, kendi başına yeterli olması, yeniliğe karşı direnci ,kullanışlı arayüzleri, bakım ve destek için büyük ve uzman ekiplere ihtiyaç duymaması, işletim sistemi ve veri tabanı alternatiflerinin olması, donanım ve altyapının maliyeti düşük olması, esnek raporlamaya izin vermesi, konseptler ve çözümler uluslararası geçerliliğe sahip olması, veri alış veri imkanı sağlaması, mobil teknolojileri desteklemesi…
b-Hizmet Sağlayıcı Açısından Önemli Kriterler; hizmet üreten işletmenin referansları, personel devir hızları, personel eğitimleri, diğer projelerdeki sonuçları, müşteriye karşı yaklaşımları, sadakati, müşteriyle ilgili bilgileri gizli tutması, Ar-Ge çalışmaları, uzun süreli destek anlayışı, hizmet ve destek fiyatlandırma politikalarının açık ve anlaşılır olması, implementasyon için detaylı ve anlaşılır bir plan sunması…
c-Danışmalık Hizmeti Açısında Önemli Kriterler; ERP danışmanı doğal olarak birçok şapkayı taşıyabilmelidir, analiz ve büyük resim ile detaylar arasındaki ilişkiyi kaybetmeyen bütüncül bir bakış açısına sahip olmalıdır, yazılım firmasındaki uzmanlar ile işletmenin farklı departmanlarında çalışan personel arasında köprü görevi üstlenebilmelidir, iş süreçlerinin akışını kolaylaştırabilme kabiliyeti, şirketlerin ortak dili olan ve her modülde kullanılan “muhasebe”yi en azından ana hatlarıyla bilmesi, kurumun tüm iş süreçlerini (Satın Alma, Stok/Depo, Muhasebe ve Finans, İnsan Kaynakları, Sipariş ve Satış, Üretim, CRM, SCM…) iyi anlaması gerekmektedir.
Uzmanlık alanına göre danışmanlardan yararlanılmalıdır. Özellikle Üretim ve Finans ayrı danışmalar tarafından uyarlanmalıdır. Uygulama Danışmanlığı lisans sahibinin personeli tarafından verilecekse bu ekibin yeterliliği ayrıca incelenmelidir.
