İşletmeye uygun Projenin belirlenmesinden uygulama çalışmasının başlamasına kadar olan sürec firma için büyük önem taşır. Proje ekibi en büyük sınavı bu süreçte verir. Bizce doğru seçim için mutlaka “Bağımsız ERP Proje Danışmanları”ndan yardım alınmalıdır.
a-Her ERP Projesi tüm işletmelere uygun olmamaktadır. KOBİ’lerin gelişmeye ve güncellenmeye açık, kendi ölçeklerine, fiyat, performans, hizmet ve vizyon açısından uygun çözümleri tercih etmeleri gerekmektedir.
b-ERP sağlayıcısının belirlenmesinde kalite anlayışı, süreklilik, iş yapma biçiminin şirkete uyumu, işlevsel olarak eşdeğer görülen sağlayıcılar arasında seçim yaparken ele alınması gereken önemli faktörler arasında yer alır.
c-ERP Projesi için seçilecek yazılımın işletmenin bugünkü ihtiyaçlarını karşılamasının yanında gelecekteki ihtiyaçlarını da karşılayıp karşılamayacağı önemlidir. Çünkü normalde 15-20 yıl hizmet vermesi gereken proje, Türkiye’nin değişken yapısı söz konusu olduğunda hizmet süresi 5 yıla düşebilmektedir, eğer doğru seçim yapılmazsa daha uyarlama süreci bitmeden yeni bir arayış kaçınılmaz olur.
h-Firma belirlenen gereksinimler doğrultusunda seçim kriterlerini oluşturmalıdır. Bu noktada proje ekibine bağımsız satış danışmanı dahil edilebilir. İşletme için yapılan çalışmaları incelenerek projeyi uygulama kapasitesine sahip proje üreticileri belli kriterler doğrultusunda belirlenir. Havuz ne kadar nitelikli belirlenirse çıkacak sonuç o oranda başarılıdır. Alım sürecinde kriterlere uygun ne kadar çok proje değerlendirilirse firmanın yararına olacaktır.
d-Değerlendirmeye alınan projelerin referanslarından en az biri ziyaret edilmelidir. Ziyaret edeceğimiz firmayı seçerken mümkünse firmanın boyutunun ve sektörünün işletmemize yakın olmasına dikkat etmeliyiz.
e-Proje uygulayıcısı firmadan örnek verilerle bir demo hazırlaması talep edilir. Kendi iş akışınızı ve kritik iş süreçlerinizi proje üzerinde görmek, projenin firma yapınıza uygun olup olmadığına karar verme aşamasında size önemli ölçüde yol gösterecektir. Demoda mümkün olacak tüm senaryolar denenmeli ve yazılıma yükleme yapılmalıdır. Yükleme sonucu veri tabanı çözüm kapasitesi ayrıca değerlendirilmelidir.
f-İşletmenin yapısına uygun proje tercih edilmelidir. Birçok ERP projesinin başarısız olmasının sebebi bilgi azlığı değil, aksine projenin işletmenin yapısına uygun olmayan detay fazlalığı sonucunda hantallaşmasıdır.
g-Yazılım şirketleri satış aşamasından itibaren müşterinin ne satın aldığı ve bunun nasıl uyarlanacağı konusunu iyi anlatmalıdır. Çoğu zaman bu konudan doğan iletişim eksikliği daha sonraki süreçte iki taraf içinde sorun oluşturmaktadır. Firma planladığı projeyi gerçekleştiremediğini düşünürken. Satış aşamasında fazla üzerinde durulmayan bazı konular satıcı içinde problem olmaktadır. Mesela işletmede üretim modülünün çalışabilmesi için uzun çalışmalara ihtiyaç vardır. Küçük bütçeli paketler bunu başaramaz; fakat modül olarak varmış gibi gözükebilir. Yıllar sonra firma x yazılımın şu modülü çalışmıyor diyebilir. Aslında onun uygulama hizmetini satın almamıştır. Hangi modüllerin ne kadar sürede ne oranda işlerlik kazanacağı ve bunun maliyeti baştan iyi konuşulup karara bağlanmalıdır.
h-ERP projesinin reklam olarak değil de gerçek anlamda başarı öyküsüne dönüşebilmesi için hem çözüm sağlayıcı şirkete hem de kurumun kendisine önemli roller düşer, çözüm sağlayıcı şirket kanıtlanmış bir proje uygulama metodolojisini kullanmalıdır.
ı-Son olarak tüm bu değerlendirmeler sonucu işletme için en iyi hizmeti sunacağına inanılan çözüm üretici ile iki tarafında çıkarlarını koruyan en iyi sözleşme imzalanmalıdır. Sözleşme imzalanmadan özellikle dikkatle okunmalıdır.
